Организация работы в Регистре

Организация работы Российского Морского Регистра Судоходства

Процесс организации всех видов деятельности в Регистре строится в соответствии с установленными требованиями системы качества РС и регулируется рядом документов регламентного характера. К таким документам относятся:
• ежегодные планы работы РС по основным направлениям деятельности, разрабатываемые как для всей системы РС в целом, так и для его самостоятельных подразделений;
• положения о службах;
• положения об отделах ГУР, подразделениях РС, представительствах РС, участках подразделения РС; -
• должностные инструкции для персонала РС;
• приказы и циркуляры, действующие в масштабе всего Регистра или относящиеся к ограниченному количеству его подразделений;
• распоряжения и решения по конкретным инженерно-техническим, организационным, кадровым и др. вопросам.
Ежегодные планы работы РС по основным направлениям деятельности разрабатываются плановой комиссией с участием всех отделов ГУР и включают в себя установленные цели. Они включают разработку направлений, установку целей, мероприятий, которые измеряемы и согласуемы с политикой РС в области качества, совершенствование действующих и разработку новых нормативов, совершенствование практики проведения технического наблюдения, решение организационных, финансово-экономических и хозяйственных проблем. Эти планы являются руководящими и направляющими документами для всех отделов ГУР и подразделений РС по всем направлениям их деятельности и являются базовыми для разработки более детальных планов, необходимых в повседневной деятельности любого отдела ГУР и подразделения РС.
В указанных планах помимо разрабатываемой тематики указываются сроки выполнения работ, их исполнители, субподрядчики и согласовывающие инструкции, что дает возможность проводить периодический контроль исполнения, делать необходимые коррективы и дополнения.
Планы Регистра после их утверждения генеральным директором Регистра рассылаются во все отделы ГУР и подразделения РС для изучения, исполнения и систематической отчетности об их выполнении (также планы находятся на сайте РС).
Положения о службах определяют направления по координации, организации и осуществлению задач стоящих перед РС по определенным направлениям деятельности.
Положения об отделах ГУР, подразделениях РС определяют задачи и функции отдела/подразделения, обязанности, права и ответственность начальника отдела/подразделения, устанавливают перечень нормативных документов, разработка которых поручена отделу/подразделению, перечень отчетных документов исполняемых отделом/подразделением.
Таким образом, положения об отделах ГУР/подразделениях РС являются основополагающими документами, определяющими статус, сферу действия и компетенцию отдела/подразделения, конкретно указывают круг закрепленных за ним задач и функций.
Для поддержания на уровне современности Положения об отделах (подразделениях) подлежит периодическому пересмотру с внесением в них необходимых изменений и дополнений.
Должностные инструкции и Функциональные обязанности, составляемые для всех работников Регистра, детализируют задачи и функции, установленные в Положении о подразделении Регистра, для каждого конкретного работника с учетом его специализации, круга поручаемых ему заданий, уровня его компетенции (занимаемой должности).
В должностной инструкции и функциональных обязанностях указывается перечень работ и обязанностей, закрепляемых за данным работником, его права, взаимодействие с другими специалистами и отделами ГУР/подразделениями РС, его подчиненность и ответственность. Должностные инструкции инспекторского состава разрабатываются на основании Типовой должностной инструкции. В целом комплекс: планы работы РС - положения о подразделениях - должностные инструкции составляет постоянную организационную основу работы Регистра, является важным элементом его системы качества работ.
Помимо перечисленных выше документов, составляющих постоянно действующую организационную основу работы РС, в повседневной практике организации своей работы Регистр применяет и другие виды и формы документов оперативного характера, а именно:
• приказы, т.е. правовые акты, издаваемые генеральным директором в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед РС. Приказы подразделяются на приказы по основной деятельности и по личному составу. Приказы могут быть нормативными (например, об утверждении Правил) или индивидуальные. Приказ действует постоянно, пока не отменен или не истечет указанный в нем срок действия;
• циркулярные письма, являющиеся разъяснительно-распорядительными документами, разработанными по техническим или организационным вопросам деятельности РС, и предназначенные для выполнения всеми подразделениями РС;
• указания, являющиеся распорядительными документами, издаваемыми преимущественно по вопросам информационно-методического характера;
• распоряжения, являющиеся также распорядительными документами, но имеющие, как правило, ограниченный срок действия и касающиеся узкого круга лиц и отделов ГУР/подразделений РС.
Совокупность документов, составляющих организационную основу работы Регистра с документами оперативного характера, качество их проработки и взаимосогласованность обеспечивают возможность эффективного проведения технической политики Регистра, внедрение на практике принимаемых решений, контролировать их исполнение.
Для возможности осуществления всех аспектов своей деятельности Регистр имеет развитую многоступенчатую структуру (ГУР – подразделения РС - участки). Чтобы эта система работала стабильно, четко и эффективно, каждое ее звено должно иметь определенную самостоятельность, четко очерченную сферу деятельности, права и обязанности, а также оперативно выполнять указания вышестоящих инстанций.
Одним из характерных принципов организации работы Регистра является наличие обратной связи. Все отделы ГУР/подразделения РС и сотрудники Регистра не только обязаны проводить в жизнь решения, определяемые общей политикой Регистра, но и систематически информировать вышестоящие структурные подразделения и, в конечном счете, Главное Управление об имеющихся несоответствиях в Правилах и других руководящих нормативах РС, о появлении новых типов судов, материалов, технологий, расчетных методик и организационных новациях в сфере услуг Регистра.
Достигается это путем регулярной (годовые и др. отчеты подразделений РС, отделов ГУР – Положение о годовом отчете Российского морского регистра судоходства.) и оперативной информации (информационные сообщения, предложения по совершенствованию работы РС в различных отраслях его деятельности).
Так, например, подразделения РС в годовых отчетах обязаны сообщать в ГУР сведения:
• о количестве и виде проведенных освидетельствований;
• об аварийных случаях, происшедших на судах, в том числе о пожарах, взрывах, кораблекрушениях;
• об одобрении технической документации;
• о необходимости введения изменений и дополнений в действующие Правила, Руководства, инструкции, а также другие документы и техническую документацию, имеющую одобрение, согласование и/или признание РС.
Для исключения несогласованности и противоречий в работе различных подразделений в РС принято (см.ч.2 Правила технического наблюдения за постройкой судов и изготовлением материалов и изделий для судов), что одобрение технической документации каким-либо подразделением РС действительно для всех других подразделений РС. Одобрение может быть снято или изменено (при наличии должных оснований) только подразделением РС, которое одобряло документацию, либо вышестоящим (в смысле субординации) структурным подразделением вплоть до Главного Управления. Техническая документация, одобренная одним из подразделений РС должна признаваться другими подразделением при выполнении технического наблюдения без дополнительного одобрения при условии, что никаких изменений в нее не вносилось.
Принципиальные отступления, принятые в технической документации проектантом, по отношению к нормативным документам РС, окончательно решаются:
• Главным Управлением по техническим проектам, спецификациям и нормативной документации;
• местными подразделениями РС по рабочей документации.
Общий подход РС к рассмотрению технической документации и взаимодействие подразделений РС и ГУР регламентируется в Процедуре процесса применения Правил, Руководств по техническому наблюдению РС и требований, установленных Администрациями, при одобрении проектной технической документации на суда, материалы и изделия.
В качестве общего подхода в РС принято: технические проекты новых судов, проекты переоборудования судов, связанные с изменением их назначения, как правило, рассматриваются и одобряются ГУ Регистра. Проекты модернизации, переоборудования судов и т.д., а также рабочая документация являются предметом рассмотрения и одобрения подразделением РС, в зоне действия которых располагается проектант. Подразделения РС могут также рассматривать и одобрять технические проекты судов по поручению Главного Управления.
Распределение полномочий между ГУР и подразделениями РС по оформлению документов на работы и услуги, осуществляемые Регистром при техническом наблюдении за изготовлением материалов и изделий, происходит в соответствии с положениями ч.I Правил технического наблюдения за постройкой судов и изготовлением материалов и изделий для судов.
Особая четкость и оперативность в действиях подразделений РС/отделов ГУР требуются в таких случаях как смена судном класса, флага или судовладельца, при освидетельствовании иностранных судов с чужим классом и пр., т.е. в случаях, когда подразделениям РС, выполняющим работу, требуется дополнительная информация от других подразделений РС/отделов ГУР или других классификационных обществ, а также при аварийных и нештатных ситуациях. Это достигается наличием специальных руководств, инструкций и др. нормативных документов, детально описывающих действия сторон, а также обеспечением подразделений РС/отделов ГУР современными средствами связи, учета и информации (телефаксы, телексы, компьютеры, электронная почта и спутниковая связь).